Neue Mitarbeiter integrieren

“Es ist kaum möglich, gute, erfahrene Leute am Stellenmarkt zu finden!” So höre ich es immer noch, insbesondere bei Kunden aus der Baubranche und der Informatik. Weil die Gewinnung von neuen Mitarbeitenden so schwierig (und teuer!) ist, muss ihre Integration im Unternehmen auf Anhieb gelingen. Das klingt selbstverständlich – ist es aber in der Praxis nicht! Daher hier einmal einige pragmatische Hinweise, worauf man dabei achten muss.

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Vom Abschluss des Arbeitsvertrags bis zur Integration ist ein weiter Weg.

Die Pre-Worktime

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Arbeitsbeginn vergehen oft mehrere Monate. Für neue Mitarbeitende  ist das eine schwierige Zeit. Man gehört beim jetzigen Arbeitgeber nicht mehr richtig dazu und wird bereits teilweise von Informationen ausgeschlossen. Andererseits fehlt aber der „Draht“ zum neuen Unternehmen noch. So können in dieser Übergangszeit plötzlich Zweifel aufkommen, ob der Entscheid richtig war oder nicht. Hier einige Ideen, um diesen “Draht” zu neuen Mitarbeitenden herzustellen:

  • Zu informellen Treffen einladen
  • Mitarbeiterzeitungen schicken
  • Besprechungsprotokolle des zukünftigen Bereiches zustellen
  • Projekt- und Produktedokumentationen zum Lesen mitgegeben
  • Zu Kundenveranstaltungen, Ausbildungsterminen oder wichtigen Projektsitzungen einladen

Diese Massnahmen sind allerdings abhängig davon, ob und in welcher Rolle jemand noch für einen anderen Arbeitgeber, vielleicht sogar für einen Mitbewerber, arbeitet.

Neue Mitarbeitende müssen von der Vertragsunterzeichnung her das Gefühl bekommen, dazu zu gehören. Sie sollen mitbekommen, dass ihr Name in den Projektplanungen erscheint und dass sie bereits eine Rolle spielen. Sie sollen auch wissen, wer für sie bei welchen Fragen als Ansprechperson zur Verfügung steht.

In dynamischen Unternehmungen können sich innert 2 bis 3 Monaten Marktsituationen und somit Pläne und Ressourcenzuordnungen ändern. Diese Anpassungen müssen dem oder der Neuen sofort mitgeteilt werden. Es ist ein Schock, wenn man am ersten Arbeitstag erfährt, das Projekt, für das man vorgesehen war, sei inzwischen gestorben und man werde stattdessen jetzt ganz wo anders eingesetzt.

Trivial aber nicht minder wichtig ist die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Neue Mitarbeitende sollen spüren, wie wichtig sie für das Unternehmen sind. Wenn sie am ersten Tag gesagt bekommen, die Zeit hätte leider gefehlt, den PC an ihrem Arbeitsplatz bereit zustellen, spricht das eine andere Sprache. Alltägliche Dinge, wie welchen Schlüssel oder welche Berechtigungen auf den Computersystemen sie bekommen sollen usw. müssen vorab geklärt werden. Am ersten Arbeitstag muss alles bereit sein.

Planung und Betreuung durch Bezugsperson

In dieser Vorbereitungszeit wird die Einsatzplanung für die neuen Mitarbeitenden gemacht und, mindestens in groben Zügen, mit ihnen besprochen. Diese Planung beinhaltet folgende Elemente:

  • Zielvereinbarung: Welche Ziele werden bis zum Ende der Probezeit angestrebt? Wo und wie sollen sie dann eingesetzt werden können?
  • Ausbildungsplan: Aufgrund des vorgesehenen Einsatzgebietes bzw. des geforderten Wissens einerseits und des Vorwissens der Neuen andererseits, wird festgestellt, welche Kenntnisse sich neue Mitarbeitende noch aneignen müssen. Für die Ausbildung gibt es grundsätzlich verschiedene Varianten: „Learning by Doing“, Selbststudium, individuelle Ausbildung durch andere Mitarbeitende, interne oder externe Kurse. Hier ist es wichtig, bereits Termine festzulegen: „Learning by Doing“ bedingt entsprechendes „Übungsmaterial“, andere Mitarbeitende müssen sich entsprechend vorbereiten und Zeit reservieren, um die Neuen auszubilden, zu Kursen muss man sich rechtzeitig anmelden usw.
  • Konkrete Einsatzplanung: Welche Projekte und Arbeiten eignen sich für die erste Phase? Diese Frage muss natürlich unter Berücksichtigung  der Ausbildungsplanung beantwortet werden. Auch hier gilt es Abklärungen zu treffen. Die ersten Einsätze sollen ja motivierend und herausfordernd für Neulinge sein, sie gleichzeitig aber nicht überfordern. Zusätzlich stehen wir auch im Wettbewerb und müssen gegenüber dem Kunden jederzeit ein Optimum bieten können. Kunden bezahlen teuer für die Dienstleistungen. Entsprechend haben sie kaum Verständnis für noch nicht ausgebildete Mitarbeitende.
  • Regelung der Bezugspersonen: Damit sich Neulinge in der zu Beginn noch nicht transparenten Organisation zurechtfinden, brauchen sie von Anfang an ein Beziehungsnetz und mehrere Bezugspersonen. Das sind Personen, welche sie gleich zu Beginn kennen lernen werden und von denen sie genau wissen, wer wofür zuständig ist.
  • Der oder die direkte Vorgesetzte: Trägt die Verantwortung für die reibungslose Integration, Ausbildung und Einsatzplanung, überwacht die Einarbeitung durch den „Götti“ und steht bei Problemen mit diesem zur Verfügung.
  • „Götti“: Das ist der wichtigste Ansprechpartner, der einen Teil der Ausbildung selbst durchführt und den Neuling in allen Belangen unterstützt und betreut. Ein “Götti” muss folgende Voraussetzungen erfüllen: Er muss in erster Linie ein Interesse daran haben, dass der oder die Neue sich gut einarbeiten bzw. einleben kann. Er muss Spass und von der Arbeitsbelastung her die Möglichkeit haben, die entsprechende Zeit zu investieren. Es muss eine kommunikative Person sein, welche selber gut verankert ist in der Firma. Er soll vom Typ her möglichst gut zur neuen Person passen. Der “Götti” ist kein Vorgesetzter des oder der Neuen! Er soll kollegial, auf der selben Hierarchiestufe stehend, auch den Zugang zu den informellen Gruppen und damit die soziale Integration erleichtern. Dem “Götti” soll man Fragen stellen können, die man sich nicht trauen würde den Vorgesetzten zu fragen.
  • Weitere fachliche Mitarbeitende als Bezugspersonen: Weitere Personen, welche für einen Teil der Ausbildung verantwortlich sind oder mit welchen neue Mitarbeitende bei konkreten Aufgaben und Projekten zusammenarbeiten wird.

Der erste Tag

In aller Regel wird dieser Teil bei den Firmen noch am besten geplant und durchgeführt. Je nach Branche, Funktion und Hierarchieebene sind die konkret notwendigen Aktivitäten ziemlich unterschiedlich. Daher gehe ich hier nicht weiter ins Detail. Wichtig ist, dass neue Mitarbeitende den Eindruck erhalten, bereits vom ersten Tag an ein wichtiger Teil des Ganzen zu sein und dass der Arbeitsplatz, der PC, die benötigten Werkzeuge, aber auch die Aufgaben und insbesondere Kollegen, Kunden, Vorgesetzte, Mitarbeitende usw. nur darauf gewartet haben, bis sie nun endlich hier sind!

Die ersten Wochen und Monate

In dieser Zeit ist es notwendig, neue Mitarbeitende ganz nahe zu betreuen. Es ist wichtig zu verstehen, was sie denken und fühlen, insbesondere was ihnen noch Mühe macht bzw. worüber sie noch eine kritische Meinung haben. Das tönt selbstverständlich, ist aber höchst anspruchsvoll. Neue Mitarbeitende stellt man ein, um eine bestehende Lücke zu schliessen, oder weil man überlastet ist und man die Abteilung ausbauen muss. Niemand hat also grundsätzlich freie Kapazität, um sich dem Neuling anzunehmen. Wenn viele Mitarbeitende teilweise beim Kunden arbeiten, ist es bereits schwierig, dass immer jemand im Büro ist, um neue Mitarbeitende zu unterstützen. Aus diesem Grund würde ich ein Gespräch zur Standortbestimmung zwischen neuen Mitarbeitenden und ihrem “Götti” etwa zwei Mal wöchentlich institutionalisieren. Als Vorgesetzter sollte ich mich ebenfalls regelmässig bei neuen Mitarbeitenden, beim “Götti” oder bei beiden über die aktuelle Situation informieren. Tauchen Schwierigkeiten auf, muss der Vorgesetzte sofort reagieren. Oftmals sind sogenannte Schwierigkeiten auch Indikatoren für Unzulänglichkeiten, die man selber nicht (mehr) gesehen hatte.

Kann man nicht reagieren, muss man das ebenfalls im Gespräch mit den neuen Mitarbeitenden ausdiskutieren. Das ist aufwändig und unangenehm, aber unbedingt notwendig. Falls so Dinge zum Vorschein kommen, mit denen sich die neuen Mitarbeitenden nicht anfreunden können, ist es gut, so früh, wie möglich darauf  zu stossen. Darum gibt es ja eine Probezeit.

Die noch unverfälschte “Aussensicht” neuer Mitarbeitender ist eine Chance, die nur in den ersten Wochen und Monaten erhalten bleibt. Die muss genutzt werden! So hat es dann gleich einen doppelten Nutzen, wenn man ihnen zum Beispiel neu erstellte Dokumente zur Stellungnahme gibt. Einerseits um ihre, unvoreingenommene Meinung zu erfahren, andererseits erhalten sie dadurch viele wertvolle Informationen über die Aktivitäten der Abteilung.

Ende der Probezeit

Mit der Probezeit endet die gegenseitige „Versuchsphase“. Dieses Ende muss man  zum Anlass für eine Standortbestimmung nehmen. Ich denke man muss thematisieren, was sich nun für beide Seiten ändern wird. Oft ist es so, dass sich nun der Götti wieder vermehrt um seine eigenen Projekte kümmern muss und somit weniger Zeit für  neue Mitarbeitende hat. Es ist wichtig zu verstehen und sich darüber zu einigen, inwiefern der  oder die Neue weiterhin betreut werden muss. Damit kann man gegenseitig falsche Erwartungen verhindern. Oft nimmt der Druck auf neue Mitarbeitende nach der Probezeit massiv zu. Darauf muss man sie entsprechend vorbereiten.

Nicht immer endet die Probezeit positiv. Es kann auch passieren, dass man sich (noch) nicht gefunden hat. Grundsätzlich sollte man nicht um jeden Preis versuchen, Mitarbeitende zu halten. Falls man überzeugt ist, dass sich die Schwierigkeiten schnell  aus der Welt schaffen lassen, kann man sich noch einmal etwas Zeit geben. Falls nicht, kann es sinnvoll sein, sich zu trennen. Nach dem Motto „Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende“

Fazit

Die Personalgewinnung endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Gewonnen haben wir neue Mitarbeitende erst dann, wenn sie so integriert sind, dass sie sich wohl fühlen und ihren erwarteten Beitrag leisten können. Speziell in Branchen, welche zu einem grossen Teil innovative, projektorientierte Aufgaben zu bewältigen haben, in welchen die Mitarbeitenden selbständig und kompetent agieren müssen, um erfolgreich zu sein, sind die Kosten der Personalfluktuation horrend. Eine konsequente Betreuung und eine professionelle Einarbeitung neuer Mitarbeitender rechtfertigen sich also nicht nur psychologisch sondern auch betriebswirtschaftlich.

Im Weiteren ist der Neueintritt neuer Mitarbeitender immer auch eine Chance. Sie stören das System, bringen es aus dem Gleichgewicht.  So entsteht Innovation! Man sollte also nicht nur versuchen, den Neuling „zurechtzubiegen“, damit man ihn integrieren kann. Neue Mitarbeitende, welche genau passen wird man kaum finden. Die Frage ist also, wie muss sich das System anpassen, um mit neuen Mitarbeitenden wieder gut oder sogar noch besser als früher funktionieren zu können.

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